Privacybeleid

1. Wie wij zijn (verwerkingsverantwoordelijke)

Kavnikas is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens.

Naam: Kavnikas Bordspeltoernooiclub
Adres: Weesperstraat 45, 1018 DN Amsterdam, Nederland
E-mail: info@kavnikas.com
Telefoon: +31 20 244 8130

Als u vragen heeft over dit beleid of over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande contactgegevens.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn voor het beheer van onze club en de toernooien die we organiseren. Afhankelijk van hoe je met ons communiceert, kan dit het volgende omvatten:

Identiteits- en contactgegevens: je naam, e-mailadres en telefoonnummer.
Registratiegegevens: de toernooien en spelvormen waarvoor je je inschrijft, je teamgegevens (indien van toepassing) en je voorkeuren voor evenementen.
Betalingsgegevens: bevestiging dat het inschrijfgeld is betaald. Betalingskaartgegevens worden verwerkt door onze betalingsproviders en worden niet door ons opgeslagen.
Communicatiegegevens: de inhoud van e-mails en berichten die u ons stuurt.
Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie en cookiegegevens die worden verzameld wanneer u onze website gebruikt.
Evenementgegevens: toernooiresultaten, standen en, indien van toepassing, foto’s die tijdens evenementen zijn gemaakt (zie paragraaf 9).

3. Hoe wij uw gegevens verzamelen

Wij verzamelen persoonsgegevens:

Rechtstreeks van u wanneer u zich inschrijft voor een toernooi, contact met ons opneemt of een groepsevenement boekt.
Automatisch via cookies en soortgelijke technologieën wanneer u onze website gebruikt (zie onze aparte cookieverklaring).
Tijdens evenementen, in de vorm van uitslagen, standen en foto’s van het evenement.

4. Waarom wij uw gegevens verwerken en onze rechtsgrondslag

Op grond van de AVG moeten wij beschikken over een rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij baseren ons op het volgende:

Uitvoering van een overeenkomst: om u in te schrijven voor toernooien, uw deelname te bevestigen, inschrijfgelden te verwerken en uw deelname aan evenementen te beheren.
Gerechtvaardigde belangen: om onze club effectief te runnen, ranglijsten en standen bij te houden, onze diensten te verbeteren en te communiceren met onze gemeenschap, mits dit geen afbreuk doet aan uw rechten.
Toestemming: voor optionele marketingcommunicatie, bepaalde cookies en, indien nodig, het gebruik van foto’s van evenementen. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.
Wettelijke verplichting: om te voldoen aan de toepasselijke Nederlandse en EU-wetgeving, met inbegrip van fiscale en administratieve vereisten.

5. Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om:

Uw deelname aan toernooien en evenementen te registreren en te bevestigen.
Individuele en teaminschrijvingen te beheren en schema’s en uitslagen door te geven.
Deelnamekosten te verwerken en bevestigingen te versturen.
Uw vragen te beantwoorden en klantenondersteuning te bieden.
Ranglijsten, standen en niet-geldelijke erkenning bij te houden.
U informatie te sturen over aankomende evenementen, indien u hiermee hebt ingestemd.
Onze website te beheren, te beveiligen en te verbeteren.
Te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

6. Marketingcommunicatie

We sturen je alleen marketingmails, zoals nieuwsbrieven en aankondigingen van evenementen, als je hiervoor toestemming hebt gegeven. Elke marketingmail bevat een link om je af te melden, en je kunt je op elk moment afmelden door contact op te nemen met info@kavnikas.com. Het intrekken van je toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

7. Het delen van gegevens en ontvangers

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij kunnen uw gegevens delen met:

Dienstverleners die ons helpen bij het beheer van onze website, de afhandeling van betalingen en e-mailcommunicatie, en die in onze opdracht handelen als verwerkers.
Functionarissen en organisatoren die betrokken zijn bij de organisatie van specifieke toernooien, voor zover dat noodzakelijk is.
Bevoegde autoriteiten, wanneer wij wettelijk verplicht zijn om informatie openbaar te maken.

Alle verwerkers zijn gebonden aan schriftelijke overeenkomsten waarin zij worden verplicht uw gegevens te beschermen en deze uitsluitend volgens onze instructies te verwerken.

8. Internationale gegevensoverdrachten

Wij streven ernaar uw persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te houden. Indien gegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn, zoals adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen, in overeenstemming met de AVG.

9. Evenementenfotografie

Tijdens toernooien en gemeenschapsevenementen kunnen we foto’s maken voor gebruik op onze website en sociale media. Waar nodig vragen we hiervoor uw toestemming, en u kunt ons vragen om u niet te fotograferen of om een foto waarop u herkenbaar bent te verwijderen door contact op te nemen via info@kavnikas.com.

10. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens slechts zo lang als nodig is voor de doeleinden die in dit beleid worden beschreven:

Registratie- en evenementgegevens worden bewaard zolang u lid bent van de club en gedurende een redelijke periode daarna voor administratieve doeleinden en het bijhouden van de ranglijsten.
Financiële gegevens worden bewaard zolang dit volgens de Nederlandse belastingwetgeving vereist is.
Marketinggegevens worden bewaard totdat u zich afmeldt.
Website- en cookiegegevens worden bewaard in overeenstemming met onze cookieverklaring.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze op veilige wijze.

11. Hoe wij uw gegevens beschermen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking. Hieronder vallen toegangscontroles, veilige opslag en het inschakelen van betrouwbare dienstverleners. Hoewel wij beveiliging zeer serieus nemen, is geen enkele methode van gegevensoverdracht via het internet volledig veilig en kunnen wij geen absolute veiligheid garanderen.

12. Uw rechten op grond van de AVG

Als betrokkene hebt u de volgende rechten:

Recht op inzage: om bevestiging te krijgen van, en een kopie te ontvangen van, de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
Recht op rectificatie: om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
Recht op verwijdering: om in bepaalde omstandigheden te verzoeken om verwijdering van uw gegevens.
Recht op beperking van de verwerking: om in bepaalde gevallen te verzoeken dat wij onze verwerking beperken.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: om uw gegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat.
Recht van bezwaar: om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen of tegen direct marketing.
Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming: wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering die juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen heeft.
Recht op intrekking van toestemming: wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@kavnikas.com. Wij zullen binnen de door de AVG voorgeschreven termijnen reageren.

13. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en soortgelijke technologieën.

14. Klachten en de toezichthoudende autoriteit

Als u vragen of opmerkingen heeft over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, raden wij u aan eerst contact met ons op te nemen, zodat wij hierop kunnen ingaan. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthoudende autoriteit:

Autoriteit Persoonsgegevens
Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl

15. Privacy van kinderen

Onze toernooien en website zijn bedoeld voor een algemeen publiek. Wanneer deelnemers minderjarig zijn, verwachten wij dat een ouder of wettelijke voogd de benodigde toestemming verleent. Als u van mening bent dat wij gegevens van een kind hebben verzameld zonder de juiste toestemming, neem dan contact met ons op, zodat wij dit kunnen aanpakken.

16. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen om rekening te houden met wijzigingen in onze werkwijze of wettelijke vereisten. De meest recente versie wordt altijd op deze pagina gepubliceerd, voorzien van een bijgewerkte revisiedatum. We raden u aan deze regelmatig door te nemen.

17. Neem contact met ons op

Als u vragen heeft over dit privacybeleid of over uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met:

Kavnikas Bordspeltoernooiclub
Weesperstraat 45, 1018 DN Amsterdam, Nederland
E-mail: info@kavnikas.com
Telefoon: +31 20 244 8130